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Descomplicando a advocacia III: A importância de uma lista de contatos organizada

Gostaria de, logo no início deste texto, enfatizar que o intuito não é abordar tecnicamente questões relacionadas à prática de CRM (Client Relationship Management), pois os escritórios de advocacia nacionais estão uma infinidade atrasados neste quesito (se comparado com as big law firms estrangeiras).

É fato que, embora algumas bancas brasileiras já tenham começado a investir pesado em plataformas de gestão de relacionamento com o cliente (como o Dynamics, por exemplo) e em equipes de cadastro, o avanço obtido ainda é pequeno e o processo de aculturamento de sócios e advogados ainda está em fase de desenvolvimento.

O objetivo desta redação é simplificar o CRM e mostrar que, para manter seus contatos atualizados, não é preciso muito esforço. Não tem como construir uma lista complexa e investir milhões de reais, sem antes ter o básico disso tudo.

Você, sócio de um escritório de advocacia, tem o costume de salvar os seus contatos no Outlook? Não, né?

Pois este procedimento é o primeiro passo para manter um relacionamento saudável com os seus clientes e prospects (guardar cartões de visita não é mais adequado).

Sempre após uma reunião, feira, evento, enfim, sempre após colher um novo cartão, vá no seu Outlook e salve este contato. Se possível, insira informações como data do encontro, assuntos discutidos, características físicas e de personalidade, enfim, descreva no campo “observações” como foi este bate papo. Estas informações servirão como apoio para um próximo encontro.

Fácil e gratuito.

Após realizar esta ação com todos os seus contatos (inclusive os clientes), peça ao seu time de Tecnologia da Informação ou Marketing para exportar os dados para o Excel. Quando todos os sócios do escritório tiverem isto em mãos, compile as informações e pronto, sua banca de advocacia terá um mailing list.

Abaixo, listo rapidamente alguns dos benefícios de se manter uma lista de contatos atualizada:

  • Enviar newsletter para um setor específico;
  • Visitas prospectivas a determinada região ou país;
  • Convidar para evento onde somente determinados níveis hierárquicos podem participar;
  • Indicar contatos para rankings e publicações;
  • Ligações de relacionamento;
  • Cross selling entre áreas do escritório;
  • Possibilidade de definir metas de prospecção ou de reativação de antigos clientes;
  • Sincronizar os contatos do Outlook com a agenda telefônica do sócio/advogado;
  • Evitar envio de informações em duplicidade aos clientes;
  • Ter uma lista de contatos ativa e preparada para situações adversas, como troca de emprego, cisões de escritório, comunicados de gerenciamento de crises, etc.

Espero ter ajudado.

Flávio Leal – flaviolealmkt@gmail.com

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